À l’ère du numérique, il est de plus en plus important de stocker ses documents numériques en toute sécurité. Une grande partie de nos vies se déroulant désormais en ligne, il est essentiel que nous prenions les mesures nécessaires pour protéger nos informations sensibles contre l’accès de tiers indésirables. Mais par où commencer ?
Identifier les documents sensibles
La première étape pour protéger vos documents numériques consiste à identifier ceux qui sont sensibles et doivent être sécurisés. Il s’agit notamment de documents tels que les dossiers financiers, les dossiers médicaux, les certificats de naissance, les déclarations de revenus, etc. Il s’agit également de tous les documents qui contiennent des informations personnelles telles que votre numéro de Sécurité sociale ou les détails de votre compte bancaire. Une fois que vous avez identifié tous les documents sensibles qui doivent être protégés, vous pouvez commencer à chercher des moyens de les sécuriser.
Choisir un coffre-fort numérique
L’une des façons de protéger vos documents numériques est de choisir un coffre-fort numérique. Vous pouvez le faire soit en téléchargeant une application sur votre téléphone ou votre tablette, soit en utilisant un service en ligne comme Google Drive ou Dropbox. Selon le nombre de documents que vous devez stocker et leur degré de sensibilité, il existe plusieurs types de coffres-forts numériques pour répondre à vos besoins. Veillez à faire des recherches approfondies sur chacun d’entre eux avant de prendre une décision, car certains peuvent offrir des fonctionnalités supplémentaires telles que l’authentification à deux facteurs ou la technologie de cryptage. Les critères d’un coffre-fort numérique varient en fonction de votre utilisation.
Caractéristiques à rechercher dans un coffre-fort numérique
Lorsque vous choisissez un coffre-fort numérique, vous devez tenir compte de plusieurs caractéristiques. Tout d’abord, vous devez vous assurer que le coffre-fort numérique que vous choisissez possède de fortes capacités de cryptage afin que vos données soient protégées des pirates. En outre, vous devez rechercher un coffre-fort avec une piste d’audit, ce qui vous permet de savoir qui a accédé au coffre-fort et quand. C’est important et cela vous permet de davantage protéger vos données.
Législation en France
En France, la conservation de certains documents numériques est régie par la loi. Par exemple, les personnes morales doivent conserver certains documents comptables pendant au moins 10 ans après la fin de leur activité (ou pendant 5 ans s’ils ne sont pas légalement obligatoires). Les salariés doivent garder leurs bulletins de salaire à vie. En outre, les entreprises doivent également conserver les dossiers du personnel pendant au moins trois ans après qu’un employé a quitté son emploi. Il est important de vous familiariser avec ces lois afin de vous assurer que tous les dossiers de votre entreprise sont correctement stockés et conservés conformément à la législation française.
En conclusion, la sécurisation de vos documents numériques est essentielle dans le monde d’aujourd’hui où tant de nos données existent en ligne. Identifier les documents qui sont sensibles et doivent être protégés est la première étape de ce processus, suivie du choix d’un coffre-fort numérique ou d’un système de stockage sécurisé et de la familiarisation avec la législation française concernant les exigences en matière de conservation des documents. En prenant ces mesures, vous vous assurerez que toutes vos données restent en sécurité et à l’abri des tiers indésirables tout en respectant les exigences légales applicables en France.